یک نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب باید دارای 5 ویژگی باشد!

روش‌هایی که پیش از این در یک سازمان، شرکت و یا کسب و کار برای پیگیری، ثبت و نگهداری ساعات حضور و غیاب کارکنان مرسوم بود، از آن‌جا که در هر روز کاری باید تکرار شوند، خیلی زود برای صاحبان کسب‌وکار تبدیل به اموری فرسایشی می‌شدند. بنابراین، همه برای در اختیار داشتن یک نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب مطلوب تلاش می‌کنند که امور حضور و غیاب را با استفاده از سیستم‌های قابل اطمینان بیومتریک (Biometric) به طور خودکار انجام دهند و داده‌های گردآوری شده را به راحتی تحلیل کنند.

در این مطلب قصد داریم قبل از اینکه شما در کسب و کار خود برای یک نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب خودکار، هزینه‌ای صرف کنید، تصویر روشنی از هر آنچه که نیاز دارید در مورد این سیستم‌ها بدانید، به شما ارائه دهیم. بنابراین وقتی قصد انتخاب درست یک نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب را دارید باید برای 5 ویژگی که در ادامه خواهید دید بیشترین اولویت را قائل شوید.

1. حذف حداکثری دخالت انسان در مدیریت حضور و غیاب

فلسفه وجودی یک نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب یا همان مدیریت تردد، در درجه اول حذف هر چه بیشتر دخالت انسان در فرآیند حضور و غیاب است تا ضمن رسیدن به بهره‌وری بهتر، از هر نوع دستکاری احتمالی نیز پیشگیری شود. برای سازمان‌ها یک سیستم حضور و غیاب بیومتریک بسیار سودمند است چرا که فرآیند حضور و غیاب کارکنان و پیگیری آن‌ها را در عین حال که با دقت بالا انجام می‌دهد، بسیار آسان می‌کند. مستندات یک سیستم حضور و غیاب غیر قابل انکار است و این مهمترین فایده استفاده از چنین سیستم‌هایی است؛ چرا که با وجود این سیستم اساساً بستری برای مجادله کارکنان در مورد زمان حضورشان در محیط کار وجود ندارد. این نوع سیستم به طور کلی بسیاری از راه‌های سوءاستفاده را از بین می‌برد.

2. داده‌های واقعی زمان تردد

در درجه اول، یک نرم‌افزار حضور و غیاب مطلوب باید امکان ثبت زمان ورود و خروج کارکنان را به صورت الکترونیکی از راه‌های مختلف تأمین کند. از جمله این راه‌ها می‌شود به ثبت الکترونیکی ساعت و وضعیت اتصال رایانه یا دستگاه‌های همراه کارکنان به اینترنت سازمان، اشاره کرد.

سازمان‌ها برای مدیریت آسان‌تر کارکنان خود باید بدانند چه فردی کار می‌کند، چه کسی کار نمی‌کند، چه کسی تا دیروقت کار می‌کند و کدام کارمند تظاهر به اضافه کاری می‌کند. مدیران یک سازمان برای دانستن این‌ها نیاز به اطلاعات واقعی زمان حضور و غیاب کارکنان خود دارند.

به همین خاطر است که نیاز به یک نرم‌افزار حضور و غیاب احساس می‌شود؛ نرم‌افزاری که بتواند از زمان واقعی تردد کارکنان اطلاعات دقیقی ارائه دهد. اطلاعاتی که بدون از دست رفتن وقت به‌روزرسانی شوند و همیشه آخرین نسخه آن‌ها به منظور تأیید یا هر امر دیگری در اختیار مدیران باشد.

3. کاهش خطا در محاسبات حقوق و دستمزد

یکی از ضروری‌ترین ویژگی‌های یک نرم‌افزار حضور و غیاب، امکان پیگیری ساعات کاری بر اساس کارکنان است. به بیان دیگر نرم‌افزار باید قابلیت ثبت ساعات کاری کارکنان در مأموریت‌ها یا در هر جای دیگری را حتی به صورت مجازی، داشته باشد. همچنین باید قابلیت مدیریت خودکار تاریخ پرداخت حقوق‌ها، روزهای تعطیل، ساعت‌های کاری مقرر و ادغام و هماهنگی آن‌ها با سرویس محاسبه حقوق و دستمزد را داشته باشد. با این شکل از اتوماسیون داده‌ها، منابع لازم برای محاسبه حقوق و دستمزد کاهش می‌یابد و خطاهای دفتری مثل وارد کردن اشتباه اطلاعات کاملاً از بین می‌روند، که این ویژگی در واقع تضمین کننده حداکثر منافع برای سازمان است.

4. مقرون به صرفه بودن

سیستم‌های حضور و غیاب بیومتریک به عنوان یک ابزار مقرون به صرفه در نظر گرفته می‌شوند چرا که برای مثال یک سیستم حضور و غیاب مبتنی بر اثر انگشت در مقایسه با یک سیستم معمولی مبتنی بر RFID ارزان‌تر تمام ‌می‌شود. گروهی از کارشناسان معتقدند که کسب و کارها با استفاده از یک نرم‌افزار حضور و غیاب بیومتریک خودکار می‌توانند تقریبا 5 تا 8 درصد از هزینه‌های حقوق و دستمزد خود را کاهش دهند.

5. حذف امکان تقلب در داده‌ها

ممکن است وقتی متوجه شوید تقلب در حضور و غیاب در بیشتر محیط‌های کاری رایج‌تر از آن است که تصور می‌کنید، حسابی غافلگیر شوید. در روش‌های دیگر مدیریت تردد ممکن است برخی از کارکنان دست به تهیه مستندات ساختگی و نادرست حضور و غیاب بزنند، به عنوان مثال برای مرخصی‌های ساعتی بدون حقوق خروج نزنند، که این یک مشکل جدی برای کسب و کارهاست به ویژه اگر کسب و کاری بر اساس نفر/ساعت به مشتریان خود خدمات ارائه دهد، چرا که این گونه تقلب‌ها ضمن کاهش اعتبار کسب و کار و رضایتمندی مشتری‌ها، همیشه خطر باز شدن پرونده‌های حقوقی را هم زنده نگه می‌دارد.

گذشته از این‌ها، اگر یک سیستم حضور و غیاب بر اساس کارت (Chipcard) و نظایر آن کار کند، کارکنان به راحتی می‌توانند آن‌ها را به دیگران بدهند تا از جانب‌شان در سیستم، ورود و خروج ثبت کنند. اما کدام کارمند می‌تواند اثر انگشت خود را با دیگران به اشتراک بگذارد؟ این جایی است که یک سیستم حضور و غیاب بیومتریک، کمک چشمگیری به یک سازمان می‌کند.

منبع: sumHR

Share Button

نظرات

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *