این نامه‌نگاری‌های اداری پر دردسر

حتی اگر یک ماه از زندگی حرفه‌ای خود را سپری کرده باشید، حتماً تاکنون نوشتن یک نامه رسمی را تجربه کرده‌اید و احتمالاً پیش از نوشتن آن، در گوگل عبارت ” چه طور یک نامه رسمی بنویسم؟ ” را جستجو کردید!

اینکه قالب یک نامه اداری باید به چه صورت باشد تنها یکی از مشکلاتی است که ممکن است کارکنان شما زمان خود را برای حل کردن آن از دست بدهند و در نهایت هم یک قالب یکپارچه بین همه نامه‌های ارسال شده وجود نداشته باشد. حال تصور کنید اگر این نامه‌ها مخاطب‌های مختلفی داشته باشند یا شامل درخواست‌های مختلفی باشند، چه‌قدر این مسئله پیچیده‌تر خواهد شد.

مسئله دیگری که مربوط به نامه‌نگاری‌های اداری است، تعداد زیاد این نامه‌نگاری‌هاست. ممکن است لازم باشد هر نامه برای پیگیری و پاسخگویی به افراد مختلف ارجاع شود، مدیران ممکن است آن را هامش‌نویسی کنند و لازم باشد وظایفی که در نامه‌ها ابلاغ شده توسط کارکنان مربوط انجام شود. هر چه حجم این نامه‌نگاری‌ها افزایش پیدا کند و افراد درگیر آن بیشتر شوند، نظارت بر این فرایند پیچیده‌تر خواهد بود؛ به ویژه زمانی که عملیات به صورت دستی و غیرخودکار انجام می‌شود. همین روال‌هاست که بوروکراسی یا دیوان‌سالاری را در عمل به یک نظم دست و پاگیر تبدیل می‌کند.

سازمان‌های مدرن مسیری را در پیش گرفتند که اتوماسیون و خودکارسازی فرایندهای سازمانی را به دنبال خواهد داشت و به این ترتیب علاوه بر برطرف شدن معضلات بوروکراسی اداری، از مزایای دیگری نیز بهره‌مند خواهند شد.

با استفاده از اتوماسیون‌های اداری سازمان‌ها قادرند:

تمام فرایندهای مربوط به نامه‌نگاری‌های خود را به صورت خودکار در اختیار داشته باشند؛

هزینه استفاده از کاغذ و همچنین فضای ذخیره نامه‌ها را به حداقل برسانند؛

قالب‌های از پیش‌تعریف شده را برای یکپارچگی و تسهیل نامه‌نگاری‌ها به کار گیرند؛

در لحظه نامه‌های خود را ارسال کنند و به محض دریافت، عملیات مورد نظر را روی آن‌ها انجام دهند؛

نامه‌ها را به اشخاص مربوط ارجاع دهند و روند ارجاعات را از ابتدای فرایند تا انتها مشاهده کنند؛

با کمک نسخه مبتنی بر تلفن هوشمند، همواره بر جریان و وضعیت انجام کارها نظارت کنند؛

از تجهیزات اداری مانند اسکنر، پرینتر، فکس و … به صورت مستقیم از داخل سیستم استفاده کنند؛

نامه‌ها و اسناد را طبقه‌بندی کرده و دسترسی کاربران را به تناسب محرمانگی محدود کنند؛

از امکانات تکنولوژی‌های جدید مانند سرویس‌های push notification برای آگاهی از پیام‌های دریافتی استفاده کنند؛

و …

همان‌طور که مشخص است اتوماسیون‌های اداری قابلیت‌های زیادی دارند و می‌توانند امور اداری شما را به شکلی بهره‌ور و کارآمد مدیریت کنند. با این حال ممکن است هر سیستم اتوماسیون اداری که انتخاب می‌کنید همه این ویژگی‌ها را همزمان نداشته باشد. از سوی دیگر سطح تکنولوژی مورد استفاده در سیستم‌ها متفاوت است و همین مسئله می‌تواند امکانات متفاوتی را در اختیار شما قرار دهد. از این رو بررسی نیازهای اولیه سازمان و نیز قابلیت‌های اتوماسیون اداری و انطباق این دو با هم می‌تواند در انتخاب صحیح یک سیستم به شما کمک کند.

برای دریافت اطلاعات بیشتر از اتوماسیون اداری نوماتک، به پیوند زیر مراجعه کنید:

  www.nomatec.net/Products/eOffice

Share Button

نظرات

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *