چرا تصمیم‌گیری برای خرید ERP در سازمان‌های ایرانی دشوار است؟

همه ما می‌دانیم روال‌های خرید در سازمان‌ها بسیار طولانی و گاهی دست و پاگیر است؛ چه این خرید مربوط به خرید یک خودکار معمولی و ارزان‌قیمت در یک دفتر کار باشد، چه مربوط به خرید یک ERP بزرگ و گران‌قیمت! گرچه دومی پیچیدگی‌های گسترده‌ای دارد به نحوی که بسیاری از سازمان‌ها در میانه راه از خرید خود منصرف می‌شوند. اما چرا در سازمان‌های ایرانی چنین ترسی نسبت به خرید ERP وجود دارد؟

یک دلیل آن شاید هزینه‌های زیاد خرید، نصب و آموزش نرم‌افزار باشد که در دفاتر حسابداری معمولاً به صورت هزینه سرمایه‌گذاری ثبت می‌شود و به تبع آن باید برای آن بازگشت هزینه محاسبه کرد و توجیه‌پذیری اقتصادی آن را بررسی کرد. اما این محاسبات وابسته به متغیرهای زیادی است. همان‌طور که پیش‌تر در مقاله بازگشت سرمایه در سرمایه‌گذاری بر نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمان نیز توضیح دادیم، هزینه‌ها و منافع مشهود و نامشهود بسیاری در استفاده از ERP وجود دارد که بعضاً به راحتی قابل اندازه‌گیری و کمّی کردن نیستند. در نتیجه حاصل، بخشیدن عطای انجام پروژه به لقایش است!

از سوی دیگر مدت زمان لازم برای استقرار نرم‌افزار در سازمان، آموزش کارکنان و به‌کارگیری آن ممکن است بسیار طولانی باشد. مسائل متعددی در این میان مطرح می‌شود: چه طور می‌شود داده‌های قدیمی را به سیستم جدید وارد کرد؟ ممکن است پیش از این گردآوری داده‌ها به صورت دستی انجام می‌شده و باید راه‌حلی برای ورود اطلاعات به سیستم جدید پیدا کنیم. همچنین رویکردهای استقرار متناسب با شرایط سازمان‌ها متفاوت است. آیا شرکت ارائه دهنده راهکار ERP می‌تواند تضمین کند از بهترین روش برای استقرار استفاده کرده است؟ آیا فازهای اجرای پروژه به درستی و واقع‌بینانه طراحی شده و تا حد امکان از تحمیل هزینه‌های اضافی به شرکت خریدار جلوگیری می‌کند؟

یک ERP تعداد زیادی ماژول دارد و قرار است تقریباً همه عملیات شما را ضمن خودکارسازی، یکپارچه کند. تأثیر این مسئله بر نیروی انسانی که پیش از آمدن ERP همین کارها را انجام می‌دادند، غیر قابل چشم‌پوشی است. این مسئله در برخی سازمان‌ها ممکن است حتی به لزوم تعدیل نیرو نیز بینجامد اما این تمام قضیه نیست. تغییر روش‌های کاری قطعاً مقاومت‌هایی را برای افرادی که باقی ماندند در پی خواهد داشت و همان‌طور که پیش‍‌تر در مقاله راه‌حل‌های مواجهه با مقاومت سازمانی در استقرار راهکارهای نرم‌افزاری توضیح دادیم، آموزش به این افراد و تلاش برای شکل‌دهی به انتظارات آن‌ها در راستای موفقیت پروژه اهمیت بسیاری دارد.

مسئله دیگری که سازمان‌ها را از خرید نرم‌افزار ERP باز می‌دارد وجود تجربه‌های شکست در پروژه‌هایی است که توسط بزرگ‌ترین شرکت‌ها پیاده‌سازی شده است. گرچه شرکت‌های بزرگ هیچ گاه داستان‌های شکست خود را تعریف نمی‌کنند اما گاهی مشکلات ایجادشده از پی استقرار راهکار ERP در شرکت‌ها آن چنان فاجعه‌آفرین بوده که کمتر کسی پیدا می‌شود که داستان آن را نشنیده باشد. البته شکست یک پروژه ERP یک مفهوم ادراکی است و بسته به معیارها و اهدافی که برای موفقیت آن تعریف شده ممکن است اصطلاح شکست به کار رود. از سویی شکست یک نقطه مشخص در انتهای فرایند استقرار نیست؛ افراد کلیدی که پروژه رها می‌کنند، ناتوانی مدیریت در فراهم آوردن منابع، نرسیدن به ضرب‌الاجل‌ها و بسیاری مسائل دیگر که ممکن است از ابتدا ندانید ممکن است منجر به شکست شما شود.

در نهایت می‌توان گفت ذات فرایند خرید سازمانی پیچیده است و افراد زیادی را از سطوح مختلف سازمانی درگیر می‌کند. در مورد خرید راهکار ERP نیز افراد متعددی در تصمیم‌گیری دخالت می‌کنند. از متخصصینی که جنبه فنی مسئله را بررسی می‌کنند تا کاربران سیستم که در نهایت از آن استفاده می‌کنند، از مدیران میانی که نیازمندی‌های خاص خود را دارند تا مدیران ارشد. اما مهم‌تر از همه وجود پشتیبانی از جانب سطوح بالای مدیریتی است که موفقیت شما را تضمین می‌کند. بنابراین لازم است درک شفافی از نیازمندی‌های سازمان، چرایی نصب ERP، مراحل انجام پروژه و منافع آن برای سازمان در این سطح ایجاد شود تا به این ترتیب امکان به وجود آوردن هماهنگی بیشتری در مراحل انجام پروژه میان اعضا وجود داشته باشد.

Share Button

نظرات

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *