پنج نشانه که کسب‌وکار شما آماده داشتن ERP است!

بیتا کاظمی نژاد | شهریور 10, 1395 | ERP مدیریت منابع سازمان, آخرین مطالب | 231 دیدگاه

احتمالاً شما هم زمان زیادی را در انتهای هر ماه برای حل و فصل مسائل مالی خود صرف می‌کنید. پیش‌بینی‌های فروش هم ممکن است بیشتر بر اساس حدس و گمان باشد تا یک مبنای دقیق. حجم سفارش‌ها سبب شده در پاسخگویی به آن‌ها دچار مشکل شده باشید و در نتیجه مشتریان راضی خود را کم کم از دست بدهید. مطمئن نیستید چه قدر موجودی در انبار دارید و به سختی می‌توانید چنین اطلاعاتی را به دست آورید. اگر در کسب‌وکار شما چنین اتفاقاتی می‌افتد، زمان آن رسیده که از یک ERP استفاده کنید.

از آن جایی که شرایط هر شرکت منحصر به فرد است، هیچ معیار مشخصی وجود ندارد که با دیدن آن بگوییم: “شما همین حالا به ERP نیاز دارید”. با این حال شرکت‌هایی که از نرم‌افزار ERP استفاده کرده‌اند، عمدتاً مشکلاتی مشابه داشتند. پنج نشانه‌ای که در ادامه آمده است، نشانه‌هایی است که شرکت شما ممکن است به یک ERP نیاز داشته باشد:

از نرم‌افزارهای مختلفی استفاده می‌کنید.

چند لحظه به همکاران خود فکر کنید که چگونه اطلاعات را ثبت، ردیابی و پردازش می‌کنند. آیا حسابدارها از یک سیستم برای دریافت و پرداخت استفاده می‌کنند و کارشناسان فروش از یک سیستم دیگر برای ثبت سفارش‌های مشتری؟ آیا فرایند انتقال دستی سفارش‌ها به حسابداری خیلی زمان‌بر نیست؟ آیا کارکنان شما در انبار از یک راه‌حل کاملاً مختلف برای ردیابی ارسال و تحویل استفاده می‌کنند؟

زمانی که سیستم‌های مختلف به صورت مجزا فعالیت می‌کنند، ممکن است اختلالات عمده‌ای را در فرایندهایی ایجاد کنند که باید عملیات جاری شرکت را مدیریت کنند. بدون در اختیار داشتن داده‌های دقیق از فروش، مدیریت انبار با مشکلاتی مواجه خواهد شد و در عین حال داده‌های به روزحسابداری به صورت موجی بر همه چیز از بودجه بازاریابی تا حقوق و دستمزد تأثیر می‌گذارد.

نرم‌افزار ERP این سیستم‌ها را یکپارچه می‌کند تا هر حوزه کسب‌وکار با یک پایگاه داده واحد رو به رو باشد. منبع داده واحد در سیستم ERP که شامل داده‌های دقیق و به موقع است، به کارکنان کمک می‌کند تصمیمات بهتری را سریع‌تر اتخاذ کنند و بر رشد کسب‌وکار تمرکز کنند.

شما به آسانی به اطلاعات کسب‌وکار خود دسترسی ندارید.

اگر کسی از شما راجع به میانگین حاشیه سود فروش بپرسد، چه قدر طول می‌کشد به این پرسش پاسخ دهید؟ در مورد شاخص‌های عملکرد دیگری مانند تعداد سفارش‌ها یا فروش روزانه چه طور؟ در شرکت‌هایی که با سیستم‌های مجزا اداره می‌شوند و داده‌ها پیوسته به صورت دستی به‌روزرسانی می‌شوند، ممکن است زمان زیادی برای پاسخگویی لازم باشد.

افزایش سرعت کسب‌وکار، الزام دسترسی سریع‌تر کارکنان به داده‌های کلیدی را به وجود آورده است. با یک راهکار ERP ، مدیران اجرائی دیدگاهی کل‌نگر از عملیات را در هر لحظه در اختیار خواهند داشت و در عین حال دیگر کارکنان نیز به داده‌های مورد نیاز برای انجام بهتر وظایف خود دسترسی دارند.

عملیات حسابداری شما پیچیده‌ و طولانی‌ است.

اغلب اولین جرقه که نشان می‌دهد کسب‌وکار شما به نرم‌افزار ERP نیاز دارد، از حسابداری نشأت می‌گیرد. اگر کارکنان شما صورتحساب‌ها و سفارش‌های فروش را بر روی کاغذ ثبت می‌کنند و هر هفته ساعت‌ها زمان را صرف ثبت اطلاعات آن‌ها در سیستم حسابداری و فروش کنند، نمی‌توان از زمانی که این میان به هدر رفته چشم‌پوشی کرد؛ به ویژه زمانی که یک نرم‌افزار ERP می‌تواند انجام همه این وظایف را در مدت زمان بسیار کوتاهی مدیریت کند.

همین مسئله در مورد گزارش‌های مالی نیز صادق است. زمان زیادی طول می‌کشد تا اطلاعات مالی در سیستم‌ها به یک پختگی و سازگاری برسند در صورتی که راهکار ERP می‌تواند تأثیر مهمی در این مورد ایجاد کند. اگر همه اطلاعات مالی در یک پایگاه داده تجمیع شوند، نیازی نیست حسابداری زمان زیادی را صرف انتقال اطلاعات میان واحدهای مختلف و بررسی صحت و سازگاری داده‌ها کند. در این صورت حسابدارهای شما بهره‌وری بالاتری خواهند داشت و می‌توانند زمان بیشتری را صرف تهیه گزارش‌های مهم کنند.

در فروش و ایجاد تجربه خوب برای مشتریان دچار ضعف هستید.

با رشد کسب‌وکارها، یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها مدیریت انبار است. تضمین موجودی کافی و تحویل به موقع یک جز ء حیاتی از عملیات کسب‌وکار است.

اگر اطلاعات فروش، انبار و مشتریان به صورت مجزا نگهداری شوند، مشکلاتی اساسی ایجاد می‌شود. اگر موجودی محصولی که تقاضای آن زیاد است تمام شود، فروش آن تا زمان تحویل بعدی متوقف می‌شود. همزمان اگر یک مشتری بخواهد سفارش خود را پیگیری کند، مسئول پشتیبانی شما نمی‌تواند ردیابی کند که سفارش مشتری در چه مرحله‌ای است و کسب‌وکار شما به ضعف در ارائه خدمات شناخته می‌شود.

از سوی دیگر در سیستم ERP همه واحدهای سازمان به اطلاعاتی یکپارچه و به‌روزشده دسترسی دارند. مسئولین پشتیبانی می‌توانند پرسش‌های مشتریان را در مورد سفارش‌ها و وضعیت ارسال، پراخت، مشکلات خدماتی و … پاسخ دهند. حتی در حالتی ایده‌آل‌‌تر مشتریان خود می‌توانند وارد حساب کاربری خود شوند و بدون واسطه وضعیت سفارش خود را پیگیری کنند. در حالی که مدیر انبار نیز می‌تواند سطح موجودی انبار را برای سفارش مجدد کنترل کند.

مدیریت ITدر کسب‌وکار شما پیچیده و زمان‌بر خواهد بود.

یکی از بزرگ‌ترین معضلات داشتن چند سیستم در کسب‌وکار این است که مدیریت IT آن به یک کابوس تبدیل می‌شود! سفارشی‌سازی این سیستم‌ها، یکپارچگی، نگهداری و به روزرسانی آن‌ها ممکن است بسیار پیچیده و همراه با صرف هزینه، زمان و منابع زیاد باشد. بنابراین عجیب نیست که بسیاری از کسب‌وکارها از سیستم‌های به روزنشده استفاده می‌کنند.

در آخر باید بگوییم به جای اضافه کردن نرم‌افزارهای بیشتر – که پیچیدگی یک سیستم ناکارآمد را افزایش می‌دهد، می‌توان از سیستم‌های ERP استفاده کرد که قابلیت چابکی در پاسخگویی به تغییرات کسب‌وکار را ایجاد می‌کند و همه حوزه‌های کسب‌وکار را یکپارچه می‌کند.