راهکار مدیریت منابع سازمان؛ ابزاری متناسب با فضای امروز کسب و کار

استفاده از نرم‌افزارهایی که فعالیت­ های روتین را انجام می­دهند، همواره در سازمان­ها به سبب آن که منجر به تعدیل نیرو می­شدند، با مقاومت­ هایی از جانب نیروی انسانی روبه­ رو بوده ­اند. عموماً دیدگاهی که نسبت به قابلیت ­های یک نرم ­افزار وجود دارد نیز محدود به انجام همین شکل از فعالیت­هاست که به خودکار شدن کمک می­کند؛ این دیدگاه اما تغییر کرده و سیستم­هایی پیچیده توسعه یافته ­اند که نه تنها هدف آن­ها انجام فعالیت­ های روتین نیست، بلکه اصولاً به سبب محدودیت­ های شناختی انسان و وظایفی که انجام آن­ها خارج از توان انسانی است ایجاد شده ­اند. سیستم‌های پشتیبانی از تصمیم DSS و سیستم برنامه ­ریزی منابع سازمان ERP از این دست هستند که حاصل پیچیده شدن نیازهای کسب­ وکار به سبب تغییرات رویکردهای مدیریتی بوده­ اند.

رویکردی که پیش­تر در مدیریت منابع محدود برای رسیدن به اهداف سازمان وجود داشت، ایجاد ساختاری کارکردمحور بود. به این ترتیب حیطه ­های کارکردی مستقلی چون تولید، بازاریابی و فروش، توزیع، مالی، حسابداری، منابع انسانی و … تعریف می­شدند و هر یک در چارچوب تعریف­ شده فعالیت­ هایی را انجام می­دادند و تقریباً جریان اطلاعاتی کارآمدی میان این حیطه­ ها وجود نداشت. در بهترین حالت – و در صورت کوچک بودن اندازه سازمان- تنها این امکان وجود داشت که مدیر ارشد جهت­ گیری فعالیت­ های مذکور را تعریف ­کند و به این ترتیب یک هماهنگی نسبی (اما با محدودیت‌های توان ذهنی انسان) میان این حیطه­ های کارکردی ایجاد می‌شد.

با پیچیده شدن محیط کسب­ وکار و نیز بزرگ­تر شدن سازمان‌ها، در عمل دیگر امکان ایجاد هماهنگی از جانب یک نفر در سازمان وجود ندارد، ضمن اینکه سرعت تغییرات فضای کسب و کار نیز به نحوی است که رویکرد پیشین قادر به پاسخگویی نیازهای سازمان نیست. تمام این عوامل به عنوان پایه شکل­گیری رویکردی فرایندمحور و جایگزینی آن با حیطه­ های مستقل کارکردی قرار می­گیرد؛ به این معنا که کالا یا خدمت به صورت خروجی فرایندی تعریف می­شود که حاصل همکاری میان تعدادی از حیطه­ های کارکردی سازمان است که جریان اطلاعاتی کاملی داشته و به این ترتیب قادرند بهره­وری را تا حدود زیادی افزایش دهند.

ابزاری که به تناسب تغییر رویکرد حاصل و در نتیجه آن نیاز به یکپارچگی فرایندها و تسهیل جریان اطلاعاتی برای کمک به کسب­ وکارها طراحی شد، نرم­ افزار ERP یا برنامه ریزی منابع سازمان است. روند توسعه نرم ­افزارهای برنامه­ ریزی سازمانی از BOM یا پردازنده­ های فهرست مواد و MRP و MRP II برای پوشش دادن منابع تولید آغاز شده و در نهایت به ERP رسیده است. ظهور ERP با مطرح کردن تمام منابع سازمان (و نه فقط منابع تولید)، فراتر از محدودیت­های نرم ­افزار­های ابتدایی برنامه ­ریزی سازمانی رفته، حدود گسترده­ تری از فعالیت­ های سازمان را پوشش می­دهد و با استفاده از سیستم­های نرم­ افزاری، یکپارچگی در سطوح داده و فرآیند را در زیرسیستم­ها ایجاد می­کند. همچنین این سیستم مبتنی بر به­روش­هایی (Best Practice) می­باشد که مطلوبیت به­ کارگیری آن­ها اثبات شده و به بهبود وضعیت فرایندی سازمان کمک می­کند.

مفاهیم سیستم ­های برنامه ­ریزی منابع سازمان ERP همچنان در حال توسعه و بهبود هستند. منابع سازمانی که وظیفه برنامه­ ریزی آن بر عهده این سیستم قرار داده شده، با تغییر مرزهای کسب ­وکار فراتر از حیطه ­های عملکردی و فیزیکی سازمان گسترده شده­ اند. از این رو به تناسب درک ایجاد شده مسائلی چون مدیریت ارتباط با مشتری و ارتباط با تأمین ­کنندگان (که هر دو مسائلی مربوط به عواملی در خارج از سازمان هستند) نیز به عنوان جزئی از سیستمERP مطرح می­شوند و در نتیجه زیرسیستم­­ هایی مانند CRM و SCM برای یکپارچگی هر چه بیشتر به سیستم اضافه شده­ اند.

سازمان‌ها به تناسب نیازهایی که دارند می‌توانند از این نرم‌افزارها با دسته‌ای از زیرسیستم‌ها به صورت شخصی‌‌شده استفاده کنند. نکته قابل تأمل آن است که برای کسب بیشترین بهره از داشتن سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان و موفقیت در پیاده‌سازی آن می‌بایست ابتدا انتظارات خود را از داشتن این سیستم به دقت مشخص کنید که در مطالب بعدی به شرح دقیق­تر این مسئله خواهیم پرداخت.

____________________________________________________________________

 برای مشاهده و دریافت اطلاعات در مورد مدیریت منابع سازمان نوماتک به لینک روبرو مراجعه فرمایید:

http://www.nomatec.net/Products/ERP

Share Button
585 Comments