چاپار، پستچی و … اتوماسیون اداری!

شاید هم­ عصران ما چاپارهای پیام­ رسان را فقط در کتاب­ های تاریخ دیده باشند، اما احتمالاً پیام­رسانی به وسیله پستچی‌ها هم برای آن­ها همان قدر قدیمی به نظر می‌رسد!

علت اینکه چرا روش‌های پیام‌رسانی ده سال قبل با این سرعت فراموش شدند آن است که اهمیت برقراری ارتباط میان انسان‌ها در عصر ما به مسئله­ای بسیار کلیدی تبدیل شد و انواع روش­های ارتباطی جدید اختراع شدند؛ نامه­ های الکترونیکی (E-mails)، پیام­رسانی فوری (Instant Messaging)، تلفن ­های همراه و اپلیکیشن­ های مبتنی بر آن که هر یک طیف وسیعی از امکانات مختلف را برای برقراری ارتباط در اختیار افراد قرار می‌دهند.

مشابه همین نیاز در سازمان‌ها نیز وجود دارد: ارسال نامه­ های اداری و برقراری ارتباط به موقع میان کارکنان. اما این تنها بیان ساده از این نیاز است؛ خواسته واقعی سازمان­ ها آن است که دسترسی افراد به نامه‌ها کنترل شود، نامه­ ها به تناسب وضعیتشان (ارسال‌شده، دریافت­شده، مشاهده شده، پیش­نویش، در انتظار ارسال، رد شده، ارجاع شده و …) تفکیک شوند، براساس الگوهای از پیش تعریف شده فرستاده شوند، فایل‌های دیگری به پیوست به همراه آن‌ها ارسال شود،در جایی نگهداری شوند و از این دست موارد که قطعاً هر چه دقت بیشتری در طراحی و توسعه این سیستم وجود داشته باشد، سهولت کاربری آن افزوده می‌شود.ارسال نامه ­های اداری جزئی از سیستم اتوماسیون اداری است که متناسب خواسته­ های کاربر طراحی شده­است:

در سیستم اتوماسیون اداری دسترسی افراد به نامه‌ها براساس سطح محرمانگی آن کنترل می­شود؛

شما می‌توانید براساس تعریف جایگاه سازمانی فرد سطح دسترسی وی را تعیین کنید. همچنین برخی اتوماسیون­ ها امکان تعریف چارت سازمانی را دارند که این راهکار نیز به سبب یکپارچگی سیستم به صورت خودکار دسترسی ­ها را کنترل می­کند. استفاده از سایر راهکارهای امنیت سیستم نیز در اینجا کاربرد دارد.

در سیستم اتوماسیون اداری نامه ­ها براساس وضعیت‌های پیش‌فرض تفکیک می‌شوند تا بتوان اقدامات بعدی را روی آن‌ها انجام داد؛

شما می‌توانید یک نامه را ایجاد کنید، اگر نیاز به اصلاح دارد آن را در وضعیت پیش‌نویس قرار داده و برای اعمال اصلاحات مورد نیاز به فرد دیگری ارجاع دهید و با استفاده از امکان هامش‌نویسی نکات دیگری به نامه اضافه کنید. همچنین می­توانید وضعیت آن را به لحاظ اولویت تعیین کنید تا در زمان مناسبی به آن پاسخ داده شود و از امکانات یادآورها به این منظور استفاده شود. شما می‌توانید الگوهای از پیش­ تعریف­ شده­ای را در سیستم ذخیره کرده و برای ارسال نامه­ ها از آن استفاده کنید و بسیاری پیش­فرض­های دیگر.

 در سیستم اتوماسیون اداری این امکان وجود دارد که نامه‌ها به همراه فایل‌های پیوست ارسال شوند؛

ممکن است شما بخواهید گزارش خاصی را که تهیه کردید، به پیوست به نامه‌ای برای فرد دیگری ارسال کنید. در این حالت نیاز دارید که فضایی برای این کار به ویژه با امکان پیوست فرمت‌های رایج در طراحی سیستم در نظر گرفته شده باشد.

با داشتن سیستم اتوماسیون اداری نیازی به نگهداری اطلاعات، اسناد و نامه‌ها در فضای فیزیکی نیست؛

شما می‌توانید به جای داشتن دفاتر بزرگ اندیکاتور و جستجوی آن برای هر بار استفاده، بر اساس الگوهای اندیکاتوری از پیش تعریف‌شده در سیستم، نامه‌ها را شماره‌گذاری کنید. این مسئله و نیز مکاتبات الکترونیکی حجم فیزیکی مورد نیاز برای بایگانی اسناد را تقریباً به صفر می‌رساند.

 مکاتبات اداری یکی از ویژگی­ های سیستم ­های اتوماسیون اداری است که موارد ذکرشده و بسیاری قابلیت‌های دیگر را در این حوزه ممکن است داشته باشد. با این حال هر روز امکانات بیشتری (علاوه بر مکاتبات اداری) به این سیستم ­ها افزوده می­شود. این امکانات گاهی ممکن است خارج از محدوده‌ تعریفی باشد که از وظایف اتوماسیون اداری می­شود؛ از این جهت همواره بیشتر بودن امکانات، دلیل کامل­تر بودن یا بهتر بودن سیستم نیست. بنابراین اینکه تا چه حد بتوانید در تصمیم­گیری خرید یک سیستم اتوماسیون اداری موفق عمل کنید، در گام نخست، به میزان شناختی بستگی دارد که از خواسته­ های سازمان خود دارید.

Share Button
1,660 Comments