راه‌حل‌های مواجهه با مقاومت سازمانی در استقرار راهکارهای نرم‌افزاری
عموماً نیروی انسانی در مواجهه با هر گونه تغییر در سازمان مقاومت خواهد کرد. استقرار راهکار نرم‌افزاری ERP در سازمان مسئله‌ای است که با تغییر روش‌های کاری همراه است، بنابراین واضح است مقاومت نیروی انسانی را به دنبال خواهد داشت. اما چه طور می‌شود این مقاومت‌ها را مدیریت کرد؟
شکل‌دهی انتظارات کاربران
ممکن است بسیاری از کاربران راهکارهای ERP این تصور را داشته باشند که تنها پس از استقرار این راهکار در سازمان، همه مواردی که به عنوان منافع ERP شمرده می‌شود را خواهند دید. اما واقعیت چنین نیست و موفقیت‌های حاصل از استقرار ERP در اثر بهبود فرایندها حاصل خواهد شد که به شدت وابسته به این است که نیروی انسانی چه درکی از آن داشته باشد.
فرایند استقرار راهکار ERP از تأمین‌کنندگان آغاز نمی‌شود، بلکه بر مبنای اهدافی تعریف می‌شود که این سیستم جدید می‌بایست محقق کند. تمرکز بر این اهداف به انتخاب بهترین راهکار و شرکت ارائه‌دهنده نیز کمک می‌کند. سیستم قبلی می‌تواند اهداف مورد نظر را تعریف کند اما ممکن است ظرفیت تحقق آن‌ها را نداشته باشد. بسیاری از سازمان‌ها انتظار دارند در یک دوره زمانی مشخص، بهبودی الف درصدی را در بهره‌وری تولید مشاهده کنند، ب درصد در کاهش سطح انبار و پ درصد در بهبود سطح رضایت مشتری حاصل شود. اما بدون درک فرایندهایی که در حال حاضر وجود دارد و بهبودهایی که باید صورت گیرد تا اهداف مورد نظر محقق شود، نمی‌توانند با استفاده از فرایندها و روال‌های قدیمی به سیستمی جدید مهاجرت کنند. باید دقیقاً مشخص شود در سیستم فعلی چه کاستی‌هایی وجود دارد تا بتوان بهبودهای حاصل از استقرار سیستم جدید را درک کرد.
یک راه حل آن است که سنجه‌های مورد نظر بر اساس داده‌های سیستم قبلی ثبت و نگهداری شوند تا به این ترتیب بتوان آن را با خروجی سیستم جدید پس از ثبات آن مقایسه کرده و بهبودهای حاصل را مشاهده کرد. بسیاری از شرکت‌ها این مقایسه را انجام نمی‌دهند و نمی‌توانند نتایج استقرار راهکار نرم‌افزاری را به خوبی درک کنند.
شناسایی عوامل ایجاد تغییر در پروژه
عوامل تغییر افرادی هستند که کسب‌وکار را به خوبی می‌شناسند، خود آماده پذیرش تغییر هستند و افراد قابل احترامی در سازمان هستند. این افراد باید همه حوزه‌های فنی که از ERP متأثر می‌شوند را مشخص کنند و به کارکنان در درک ارزش‌های ERP و چگونگی تأثیرگذاری آن بر شغل آن‌ها کمک کنند. به این ترتیب درگیری نیروی انسانی در فرایند انتخاب و استقرار ERP موجب می‌شود آن‌ها اعتقاد بیشتری به موفقیتش داشته باشند. معمولاً پیشنهاد نمی‌شود که همه کارکنان درگیر چنین فرایندی شوند اما برای کاهش مقاومت‌های سازمانی بهتر آن است که تعداد بیشتری از کارکنان، نه فقط مدیران ارشد، درگیر این فرایند باشند.
یک عامل کلیدی که به عوامل ایجاد تغییر کمک می‌کند بتوانند پروژه را بهتر پیش ببرند، تسهیل ارتباطات و انتقال هر چه بیشتر اطلاعات است. کارکنان هر چه بیشتر بدانند که چرا چنین سیستمی انتخاب شده، این سیستم چه منافعی برای سازمان دارد و چه تغییراتی در روش‌های کاری آن‌ها ایجاد می‌کند، در مقابل تغییر مقاومت کمتری نشان می‌دهند.
آموزش، آموزش و آموزش
تنها عده کمی هستند که مخالف آموزش دادن هستند اما مشکل آن‌جاست که برنامه‌ریزی آموزش بسیاری از پروژه‌ها به نحوی است که تنها به کاربران چگونگی استفاده از سیستم را آن هم پیش از استقرار کامل یاد می‌دهند. چنین شیوه آموزشی به کاربر کمک می‌کند درک ابتدایی از نرم‌افزار به دست آورد اما تمرکز بر حلقه‌های فرایندی در حین آموزش اهمیت زیادی دارد. چرا که به این شکل مشخص می‌شود هر دپارتمان چه طور بر دپارتمان‌های دیگر تأثیر می‌گذارد، تصمیم‌گیری‌های بالادستی چه طور مشخص می‌کند که زیردستان چه باید بکنند. از سوی دیگر فاصله میان دپارتمان‌ها از دیدگاهی نرم‌افزاری آشکار می‌شود که می‌توان در ابتدای کار چنین مشکلاتی را از بین برد تا ناکارآمدی‌های احتمالی حذف شوند.
Ref
Panorama Consulting Solutions
درباره نویسنده
